アジェンダとは? 意味と重要性と作成時のポイント、レジュメとの違い

アジェンダとは、「実施すべき計画」、「行動計画」を意味する言葉です。

語源は、ラテン語で「なされるべきこと」を指した「agenda」で、日本のビジネスシーンでは主に、「会議の協議事項」や「議題」という意味で用いられています。言葉が使われるシーンによって微妙にニュアンスが異なることに注意が必要です。

例えば、上司に「来週の会議のアジェンダを用意しておいて」と言われた場合は、会議についての「5W1H（いつ・どこで・何を・誰が・何のために・どうやって）」を指すことが一般的です。

一方、会議の冒頭で、「本日のアジェンダは環境問題です」などと発言する場合には、単純に会議の「議題」という意味でアジェンダという言葉が使用されています。

今回は、そんなアジェンダについて、その重要性から作成時のポイントまでご紹介できればと思います。

目次

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ビジネスシーンでのアジェンダの重要性

ビジネスシーンでのアジェンダの重要性については、以下の2点が挙げられます。

それぞれについて、詳しく見ていきたいと思います。

1. ゴールの明確化による会議の効率化

会議では、参加する人数が増えれば増えるほど、話が脱線してしまい、最終的に何も決まらず会議が終了してしまうことも少なくありません。

アジェンダを作成し、事前に共有しておくことで、その会議が「何のために、何を決めるのか」といったゴールが明確となるため、無駄な話し合いを避け、議題について効率よく生産性の高い議論をすることが可能となります。

逆に言えば、アジェンダがしっかりとしていない会議は、会議自体が無駄になってしまう可能性もあります。アジェンダの作成は会議を成功させるために、とても重要な仕事となります。

2. 時間配分の明示による会議の効率化

議題が多い会議では、前半の議題について多く時間を割いてしまい、後半の大切な議題について十分な議論が行えないことも起こりえます。また、だらだらと議論が続いた結果、会議の時間が大幅に長引き、他の業務に支障をきたすということも少なくありません。

アジェンダを作成し、各議題について事前に時間配分を行っておくことで、スムーズに会議を進行することができます。あらかじめ時間が決まっていることで、参加者も時間について意識するようになるため、効率よく生産性の高い議論をすることが可能となります。

会議をスムーズに進め、無駄な議論の時間を削減することは業務の効率化においても大きなメリットです。

アジェンダを無視する人たち

いくらアジェンダを事前に作り、会議参加者に共有していたとしても、アジェンダを守らずに、議題にない議題を展開し始めたり、時間配分を無視して話を続ける人は後を絶ちません。

そのようなときに重要となるのが、議長の立ち回りです。アジェンダに沿った進行となるように、つど口をはさんで話の流れを修正したり、新しく発生した議題は宿題として保留にしたりすることで、その会議の目的を達成できるように、コントロールに努めましょう。

混同されがちなレジュメとアジェンダの違い

アジェンダに意味が近い言葉として、「レジュメ」という言葉があります。ここでは、その違いについて見ていきたいと思います。

レジュメとは

レジュメとは、フランス語の「résumé」が語源の言葉で、「要約」や「概要」を意味します。「レジメ」と言うこともあります。

大学の講演や研究報告などアカデミックな世界でよく使われる言葉で、アメリカでは経歴をまとめた「履歴書」の意味でも用いられることがあります。

レジュメとアジェンダの違い

レジュメとアジェンダは、どちらも概要をまとめているという点では同じ意味をもちます。

一般的に、レジュメは、講演会などの話し手がすでに決まったことを一方的に話す場合に用いられます。例えば、プレゼンテーション内の報告の要点をまとめたものは「レジュメ」となります。

一方、アジェンダとは、議論や話し合いの全体の流れをまとめたもので、主に結論の決まっていない議題について、会議などで皆で話し合う場合に使われます。例えば、会議前に配布される議題を記載した会議の予定表は「アジェンダ」となります。

アジェンダの基本構成と例文

アジェンダは、会議名、日時、場所、目的、参加者、議題、時間配分、配布資料などを記載するのが一般的です。また、実際に会議で配布する際には、メモ用紙を忘れた方のためにメモ欄を入れることもあります。

アジェンダは、箇条書きやカッコなどを用いて一目で会議の流れがわかるように作成されます。以下にアジェンダの例文を記載しますので、ご参考にしていただければ幸いです。

アジェンダを作るときの3ポイント

最後に、アジェンダを作成する際の以下の3ポイントについてご紹介します。

1. 目的を明確にする

会議を効率よく進行するために、アジェンダは「何のために・ゴールが何なのか」が明確に伝わるように作成します。

会議のゴールが明確でなければ具体的に何を話したらいいのかがわからず、議論が活発にならなかったり、話の論点がずれたりしてしまう恐れがあります。

参加者がしっかり目的を理解するためにも、だらだら長い文章で説明するのではなく、箇条書きで端的に内容を伝えるようにすることが大切です。

2. スケジュールを詰め込みすぎない

アジェンダは、会議の進行スケジュールを把握する上でも重要な役割を果たします。

議題が多すぎると会議がスケジュール通りに進まなかったり、一つひとつの議題について十分な議論が行えなかったりする恐れがあるため、ゆとりのあるスケジューリングが大切です。

アジェンダの作成者が議題についての理解が不足している場合は、作成時に上司やその議題について精通している方に時間配分についてを確認する方が無難です。

3. 事前に周知しておく

アジェンダは、会議の開始直前ではなく、できるだけ早く、余裕をもって作成し、会議参加者に事前に周知しておくことも大切なポイントの一つです。

参加者が、事前にアジェンダに目を通し、議題についてそれぞれ考えをまとめておくことで、より効率的に、密度の濃い議論をすることができます。

また、事前に周知しておくことで、もし作成したアジェンダに不備があったとしても、事前に指摘を受け修正することが可能となります。

ただし、残念なことに、役職者を中心として、事前にアジェンダに目を通さない人が数多く存在しています。それでも、アジェンダを作成する人は、事前に目を通してくれる善良な人たちと有意義な会議を行うために、余裕のあるアジェンダの作成と事前の共有を行っていく必要があるのです。