リマインドとは? 意味と使い方と失敗しないリマインドメール例文

リマインドとは、「思い出させる」、「思い起こさせる」、「気づかせる」、「念のための確認」、「再確認」などの意味で使われているビジネス用語です。

英語の「remind」をそのまま使ったカタカナ語です。

今回は、その「リマインド」について、ビジネスシーンにおける位置づけから、その注意点、使い方、相手を不快にさせないリマインドメールの文例まで、幅広くご紹介していきたいと思います。

ビジネスシーンにおけるリマインド

あらゆる仕事は予定に支配されています。

会議の予定、提出物の締め切りの予定、支払い期限の予定など、皆が共通のスケジュールを認識し、守ることで仕事は成り立っています。

しかし、人間は忘れる生き物です。普通の人間は、一度聞いただけのことなどすぐに忘れてしまいます。優秀な人間であっても、抱える仕事の量が多すぎれば、何かしらかの抜けや漏れは出てくることでしょう。

関係者につど予定を確認し、思い起こさせるリマインドという行為は、人間が、組織で滞りなく仕事を進めていく上で、なくてはならないものだと言えるでしょう。

リマインドのやり方

ビジネスシーンにおいて、リマインドは様々な方法で行われています。

メールでのリマインド

一般的に行われているのが、メールでのリマインドです。

期日までの間に、定期的にリマインドメールを送るなどし、対応漏れがないように周知を行います。

簡単に行える反面、受け取った相手が不快に思わない文面を心がける必要があります。この記事の後半で「不快に思われないリマインドメールの文例」をご紹介していますので、ご参照いただければ幸いです。

スケジューラーでのリマインド

ほとんどの仕事がパソコン上で行われるようになった現在、仕事の予定はGoogleカレンダーやOutlook予定表などのスケジュール管理ツール(スケジューラー)で管理されるようになりました。

同じスケジューラーを共有して使っている場合は、リマインドもその中で行われます。

関係者の予定表に期限日時の予定を入れておくことで、簡単にリマインドすることができます。

会議でのリマインド

プロジェクトなどで定期的に会議を行う場合は、そのつどスケジュール表やWBSなどで、次に期限が訪れるタスクについてリマインドが行われるのが一般的です。

実際に顔を合わせて認識を共有することができるので、互いに安心感が生まれるリマインド方法です。

電話でのリマインド

直接電話をかけて、期限の確認を行うリマインド方法もあります。

しかし、電話を受けた相手は、忘れていると疑われている気分になったり、催促されている気分になったりする可能性があり、あまりお勧めできる方法ではありません。

他の手段でリマインドを行った結果として、それでも期日に何の連絡もない場合など、最終手段として行うのが良いでしょう。

リマインドは不快?

すぐに機嫌を損ねる面倒な大人は驚くほど多く存在しています。

念のためのリマインドであったとしても、「信頼してくれてないのか」、「言われなくたってちゃんとやるよ」などと、不快感を抱く人たちがいるのが現実です。

しかし、リスケなどのリスク回避のためにはリマインドは欠かせません。面倒の大人たちのために、不快感を与えないリマインドの方法を取る必要があります。

不快に思われないリマインドメールの文例

不快に思われないリマインドメールの文例を2つご紹介します。

リマインドメール文例その1

以下は、案件の進行スケジュールのリマインドメール文例になります。

ポイントは、あくまで自身の進行の報告の体を装いつつ、次の相手のタスクとスケジュールをリマインドしている点です。

相手に何かを要求する形式の文面にならないようにしています。

○○様

お世話になっております。
○○の○○でございます。

○○の進行の件でご連絡させていただきました。
現在、こちらでは○○が○○まで進んでおります。
予定どおり、○○月○○日までにはご提出させていただけるかと存じます。

今後の進行につきまして、記載させていただきます。

■次の予定
○○月○○日まで…○○の作成、ご提出 [担当:○○様]

■その後の予定
○○月○○日…○○○○ [担当:○○]
○○月○○日…○○○○ [担当:○○様]
○○月○○日…○○○○ [担当:○○]
○○月○○日…○○○○ [担当:○○様]
○○月○○日…○○○○ [担当:○○]

引き続き、何卒、宜しくお願いいたします。

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署名欄
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リマインドメール文例その2

以下は、提出物などの期日のリマインドメール文例になります。

ポイントは、名指しを避け、相手を特定せずに、あくまで事務的に呼びかけている点です。

また、お礼から入ることにより、印象がやわらなくなるように心がけています。

全員に対して、「あなたに向けて言っているわけではないのですが、中には忘れてしまう人もいるので」という体で送ることで、誰のプライドも傷つけることがないようにしています。

○○各位

お世話になっております。
○○の○○でございます。

一斉送信にて失礼いたします。

お忙しい中、○○のご対応、誠にありがとうございます。
○○の期日まで、あと○○日となりました。

繰り返しのご連絡となってしまい、誠に恐縮ではございますが、
○○月○○日までの○○のご対応を、
お願いできれば幸いでございます。

何卒、宜しくお願いいたします。

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署名欄
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リマインドの使い方、例文

最後に、「リマインド」の使い方、例文をご紹介します。

期日の1週間前なので、関係者全員にリマインドメールを送った方がよい。
リマインドされていたにもかかわらず、結局忘れてしまった。
リマインドありがとうございます。明日には提出させていただきます。
あいつ絶対に忘れてるからリマインドしておいてくれ。
リマインドされて不快になるなら、普段から締め切りを守ってほしい。

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