退職届、退職願の書き方と各種ハウツー – 手書き? いつまでに出す?

いざ、退職しようというときに必要になるのが、退職届や退職願です。

しかし、頻繁に書くものでもなく、その書き方やルールには不明な点も多いのではないでしょうか。

今回は、そんな退職届や退職願について、混同しがちな退職届と退職願と辞表の違いから、書き方、ルール、上司に引き止められたときの考え方まで、退職時に必要な事柄を網羅的にご紹介します。そのまま使える退職届と退職願の例文、フォーマットもご用意しています。

一歩間違えると、会社とトラブルにもなりかねない退職を、後腐れなくスムーズに進めるために、お役立ていただければ幸いです。

目次

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退職届、退職願を書く前に知っておくべきこと

まずは、退職届、退職願を書く前に知っておきたい予備知識をご紹介します。

退職届と退職願と辞表の違い

混同されがちな、「退職届」と「退職願」と「辞表」ですが、実はまったく違うものです。

その法律的な効果からして異なってくるため、違いを知らないことにより、場合によっては思いどおりに退職できないことにもつながりかねません。

それぞれの定義について見ていきたいと思います。

退職届とは?

退職届は、会社との雇用関係(労働契約)を終了し、退職する旨を通告するための書面などによる届け出になります。

届け出した段階で法的な効力が発生し、撤回はできません。会社側も退職を拒絶することはできません。

雇用期間に定めのない正社員などの場合は、原則的には届け出から2週間を経過することで、有無を言わせず退職することができます。

退職願とは?

退職願は、会社との雇用関係を終了し、退職したい旨を願い出るための書面などによる意思表示になります。

願い出た後、会社側が承諾した段階で法的な効力が発生し、撤回ができなくなります。あくまで願い出であり、会社側は却下することもできます。

辞表とは?

辞表は、社長や取締役などの会社と雇用関係がない役員が、その役職を辞める旨を届け出るための書類です。

会社と雇用関係にある一般的な会社員が出すものではありません。

また、公務員がその所属する組織を辞める際にも、退職届ではなく辞表を届け出ます。

3つの違いのまとめ

3つをそれぞれ一言で表すと、以下のようなイメージになります。

  • 退職届は、会社に「辞めます」と一方的に通告するもの
  • 退職願は、会社に「辞めさせてください」と願い出るもの
  • 辞表は、会社員には無関係なもの

一般的に退職する際には、事前に直属の上司に相談した上で、やわらかい願い出である「退職願」を提出します。いきなり「退職届」を提出するのは、会社に対してかなり強い態度を取ることになりますので、注意が必要です。

違いを理解して、使い分けるようにしましょう。

退職届、退職願の法律要件

雇用期間に定めのない一般的な会社員の退職に関しての法律は、以下の民法の第627条に規定されています。

民法 第627条(期間の定めのない雇用の解約の申入れ)

  1. 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。
  2. 期間によって報酬を定めた場合には、使用者からの解約の申入れは、次期以後についてすることができる。ただし、その解約の申入れは、当期の前半にしなければならない。
  3. 六箇月以上の期間によって報酬を定めた場合には、前項の解約の申入れは、三箇月前にしなければならない。

わかりやすくまとめると、以下のようになります。

  • 退職は、労働者の方からいつでも一方的に申し出ることができる
  • 原則的に、退職の申し出から2週間で退職することができる
  • 月給制や年俸制などの場合は、申し出から退職までに別途規定の日数が必要となる
  • 退職の申し出の手段や方法に、日程以外の法的なルールは存在しない

法律的には、退職の意思さえ伝えられれば、その手段や方法はどのような形であっても有効です。書面ではなく、仮にメールやLINEなどで伝えても、法的な効力は同じです。

退職届や退職願の書き方やフォーマットといったものは、会社の就業規則や社会通念上のマナーなどによって形作られているのです。

円満に退職する方がメリットが大きい

どうせ辞めるのに、法的根拠のない会社の就業規則や社会通念上のマナーなどにいちいち従うのは面倒です。

しかし、会社サイドの規定や社会人としてのマナーに従い、円満に会社を退職することには以下のメリットがあります。

  • 退職の手続きがスムーズに進む
    仮に法的に正しくても、就業規則と違っている部分があると、いちいち会社側からのお願いや確認が発生し、退職の手続きが遅滞してしまいます。
  • 転職後の仕事に好影響がある可能性
    社会は広いようで狭いです。転職後に前職の会社が顧客になる可能性もあれば、外部委託先として頼りにしたい場面が訪れるかもしれません。
  • いざというときに出戻りができる可能性
    各業界で人材不足が叫ばれる昨今、退職者を再雇用するアルムナイ採用が以前よりも積極的に行われるようになっています。転職後に思いどおりに行かないときなどに、前職との関係性が良好であれば、出戻りできる可能性も生まれます。

よほど会社に恨みがある場合などの特段の事情がないかぎりは、就業規則とマナーに従うことをお勧めします。

退職届、退職願はいつまでに出せばいいのか

それでは、退職届、退職願はいつまでに出せばいいのでしょうか。

法的には前述のとおりですが、通常、会社の就業規則に退職についての記述があり、そこにいつまでに退職届や退職願を提出してほしいか書いてあります。退職の1か月から3か月前には申し出るように規定していることが一般的です。

もし、就業規則に特段の記載がない場合は、直属の上司に相談することをお勧めします。

どちらにせよ、通常、退職日や最終出社日は、直属の上司と相談して、業務の引き継ぎに必要な日数や、残っている有給休暇の消化日数から計算して決定します。退職に際して、直属の上司への相談はほぼ必須です。

もし、直属の上司が言葉の通じない人物である場合には、そのさらに上の上司に相談し、それでも埒が明かない場合には人事部門に相談しましょう。人事部門すら話にならない場合には、法律を頼りに強硬手段に出る必要があります。

退職届、退職願の書き方

ここからは、実際に、退職届、退職願の書き方についてご紹介していきます。

退職届、退職願は手書きでなければいけないのか

手書きのイメージの強い退職届や退職願ですが、やはり手書きで作成する必要があるのでしょうか。

法律的には手書きであろうとパソコンで作成しようとどちらでも問題ありませんが、就業規則に記載がある場合にはそれに従うことをお勧めします。

就業規則に特段の記載がない場合には、念のため手書きにしておくことで、会社の手続きにおいて無駄な指摘を受ける可能性を排除することができます。

どうしても手書きを避けたい場合には、せめて自分の氏名部分だけでも手書きにしておくことで、会社側から指摘を受ける可能性を下げることができます。

また、手書きの際には、鉛筆や消せるボールペンなどの消すことが可能な道具は避け、消せないボールペンや万年筆、サインペン、筆ペンなどの消すことができない道具を使用しましょう。これも会社側から無駄な指摘を受けないためです。

退職届、退職願は封筒に入れなければいけないのか

封筒に入れて提出するイメージの強い退職届や退職願ですが、やはり封筒に入れる必要があるのでしょうか。

法律的には封筒に入れようが入れまいがどちらでも問題ありませんが、就業規則に記載がある場合にはそれに従うことをお勧めします。

就業規則に特段の記載がない場合には、念のため封筒に入れて提出することで、会社の手続きにおいて無駄な指摘を受ける可能性を排除することができます。

封筒を利用する際の、封筒の書き方とフォーマットは以下のとおりです。

封筒の書き方とフォーマット(実例)

表面は「退職届」または「退職願」とだけ書きます。裏面は「所属部署」と「氏名」を書きます。

表面:「退職届」または「退職願」とだけ書きます
裏面:「所属部署」と「氏名」を書きます

また、封筒に入れる便せんは、三つ折りにして入れるのが一般的です。

三つ折りにする際は、先に下三分の一を折り上げてから、上三分の一を折り下げ、書き出し部分が外側にくるようにするのがマナーだそうです。

「退職届」の書き方とフォーマット(実例)

退職届の書き方とフォーマットの実例

「退職届」の書き方のポイントを右の行から順番に解説します。
なお、縦書きが一般的です。(横書きでも問題はありません。)

  1. 冒頭で、中央よりやや上の部分に「退職届」と書きます
  2. 改行して、一番下に「私事」または「私儀」と書きます
  3. 退職理由は、自己都合の場合は「一身上の都合により」と書きます(会社都合の場合は具体的な理由を書きます)
  4. 「退職日」を書きます(和暦でも西暦でも問題ありませんが、縦書きの場合は漢数字を使います)
  5. 退職届の場合は、「退職いたします」と言い切ります
  6. 「退職届の提出日」を書き、改行して下の方に自身の「所属部署(役職は不要)」と「氏名」を書きます
  7. 氏名の下に「捺印」します(シャチハタは避けましょう)
  8. 宛名として、「会社の正式名称」と代表取締役社長など最高執行責任者の「役職」とその「氏名」を書きます(敬称は「殿」が一般的です)

「退職願」の書き方とフォーマット(実例)

退職願の書き方とフォーマットの実例

「退職願」の書き方のポイントを右の行から順番に解説します。
なお、縦書きが一般的です。(横書きでも問題はありません。)

  1. 冒頭で、中央よりやや上の部分に「退職願」と書きます
  2. 改行して、一番下に「私事」または「私儀」と書きます
  3. 退職理由は、自己都合の場合は「一身上の都合により」と書きます(会社都合の場合は具体的な理由を書きます)
  4. 「退職希望日」を書きます(和暦でも西暦でも問題ありませんが、縦書きの場合は漢数字を使います)
  5. 退職願の場合は、「退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」とお願いする形を取ります
  6. 「退職願の提出日」を書き、改行して下の方に自身の「所属部署(役職は不要)」と「氏名」を書きます
  7. 氏名の下に「捺印」します(シャチハタは避けましょう)
  8. 宛名として、「会社の正式名称」と代表取締役社長など最高執行責任者の「役職」とその「氏名」を書きます(敬称は「殿」が一般的です)

上司に引き止められたときの考え方

退職届や退職願の提出に際しては、一度は直属の上司などに「考えなおさないか」と引き止められるのが一般的です。

管理職が、退職希望者の引き止めを行うのは以下の理由によるものです。

  • チームの戦力ダウンを防ぎたい
  • 退職者を出すことでの自身の評価低下を避けたい
  • 一度は引き止めるように管理者研修で言われている

だいたいが退職希望者のことを思っての言動ではありませんので、感傷にとらわれず、早々に辞めることをお勧めします。

新しい職場が決まっている場合は、そちらの都合を最優先にすべきです。ずるずると退職を先延ばしにしようとする上司に惑わされることなく、自身の将来の方を大切にする必要があります。

もし、退職をやめることを条件に、昇進や昇給などを提示されたとしても、本当にかなえてくれる保証はありません。なにより、退職を決意するまで、満足のいく対応をしてくれなかった事実を忘れるべきではありません。

退職代行サービスは使っても大丈夫なのか

自分の代わりに、退職の手続きを会社相手に行ってくれる退職代行サービスについては、特段の事情で利用しなければならない場合を除き、極力、利用しないことをお勧めします。

前述のとおり、「円満に退職する方がメリットが大きい」こともありますし、依頼する内容と相手次第では違法になる懸念があります。

前提として、弁護士資格を持たない者が法律事務を行う非弁行為は、弁護士法違反となります。

退職届を本人に代行して会社に届けるだけならば、弁護士資格を持たない者が行っても問題ありませんが、「退職日の調整」、「退職金の調整」、「残業代の請求」などの行為まで依頼する場合は、弁護士資格を持つ相手にお願いしなければなりません。

どうしても退職代行サービスを利用する必要がある場合には、弁護士資格を持つ相手を選んだ方が無難だと言えるでしょう。

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